【ビジネス英文メール】定型表現よりもっと大切なこと

「英語のビジネスメールって、難しそう…」
と感じたことはありませんか？
実は、英語のメールは「短く・シンプル」でOKです。
むしろ、長いメールの方が嫌われます。

今回は、「短く・シンプル」なビジネスメールの書き方をご紹介します。

📝 英語メールの大原則

英語のビジネスメールには、たった1つの大原則があります。

「用件を端的に伝える」

これだけです。

日本語のような前置きは不要。

「お世話になっております」
「いつもありがとうございます」
「突然のご連絡で恐縮ですが」

これらは、全部いりません。

✅ 「短く・シンプル」が正解な理由

【理由1: 時間の節約】

欧米のビジネスパーソンは、1日に何十通もメールを読みます。

長いメールは:

• 読むのに時間がかかる
• 要点がわからない
• 後回しにされる

短いメールは:

• すぐに読める
• 要点が明確
• すぐに返信がもらえる

【理由2: 英語と日本語の文化の違い】

日本語:

• 前置きが長い
• 謙遜・譲歩の表現が多い
• 遠回しな表現

英語:

• 前置きは最小限
• 要点から先に伝える
• 直接的な表現

「日本語のメールを英語にしたら、文が数分の一で済んだ」

ということがよく言われるのもそのためです。

【理由3: 誤解を避ける】

長いメールは:

• 読み手が混乱する
• 誤解を招く
• 何を求められているかわからない

短いメールは:

• 明確
• 誤解が少ない
• アクションが明確

💬 ビジネスメールの基本構造

英語のビジネスメールは、たった3つのパーツで構成されます。

1. 挨拶（1行）
   ↓
2. 本題（2〜3行）
   ↓
3. 締め（1行）

合計: 4〜5行

これで十分です。

【パート1: 挨拶（1行）】

初めての相手:
“Hi [名前],”

やり取りがある相手:
“Hi [名前],”
または
“[名前],” （挨拶なしでもOK）

それだけ。

「お世話になっております」は不要。
「いつもありがとうございます」も不要。

【パート2: 本題（2〜3行）】

ここが一番重要。

最初の1行で用件を言い切る。

例:
“I need the report by Friday.”
（金曜日までにレポートが必要です）

“Can you join the meeting at 3 PM?”
（3時の会議に参加できますか？）

“Here’s the document you requested.”
（ご依頼の資料をお送りします）

用件 → 理由・詳細（必要なら）

余計な前置きは不要。

❌ 悪い例:
“I hope this email finds you well. I am writing to you today because I have a small favor to ask. If it’s not too much trouble, I was wondering if you might be able to…”

（前置きが長すぎる）

✅ 良い例:
“Can you send me the Q3 report by Friday? I need it for the board meeting.”

（用件 → 理由）

【パート3: 締め（1行）】

“Thanks,”
“Best,”
“Best regards,”

これだけ。

「お忙しいところ恐縮ですが」
「ご検討いただけますと幸いです」
「何卒よろしくお願い申し上げます」

これらは、全部不要。

📧 シーン別・短いメール例文

【例文1: 資料を依頼する】

❌ 長い例（日本式）:

Subject: Request for Q3 Sales Report

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well.

I am writing to you today regarding the Q3 sales report. I apologize for the short notice, but I was wondering if you might be able to send me the report by Friday, if it's not too much trouble. The reason is that I need it for the upcoming board meeting next week.

I understand you are very busy, but I would greatly appreciate it if you could help me with this matter. Please let me know if Friday is too soon and if you need more time.

Thank you very much for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

Best regards,
Taro Tanaka

文字数: 約130語

✅ 短い例（欧米式）:

Subject: Q3 Report Needed by Friday

Hi Mike,

Can you send me the Q3 sales report by Friday? I need it for the board meeting.

Thanks,
Taro

文字数: 約20語

差: 約6分の1

どちらが読みやすいですか？

もちろん、「冒頭の挨拶・締めの挨拶」には相手との関係性により表現は異なる場合もあります。
ただ、これらの定型の表現に過度に神経質になるよりも、あくまで大切なのは「本題」です。

また、定型表現は悩む前に書籍でもネットでもリスト・サンプルはいくらでもありますので、これらを選ぶ負担も最小限に心がけてみてください。

❌ よくある間違い

【間違い1: “I think” を多用する】

日本人がよく使う表現:
“I think we should…”
“I think it would be better if…”
“I think maybe we could…”

これらは、自信がなさそうに見えます。

✅ 改善:
“We should…”
“Let’s…”
“Can we…?”

断定的に言いましょう。

ただし、これは「使ってはいけない」ではありません。
自分の意見を述べる時は “I think” は必要です。

使い分け:

• 提案・依頼 → “I think” 不要
• 意見・考え → “I think” 必要

例:
❌ “I think we should meet next week.”
（提案なので “I think” 不要）

✅ “We should meet next week.”

✅ “I think this approach is better.”
（意見なので “I think” 必要）

【間違い2: “I’m sorry” を多用する】

日本人がよく使う表現:
“I’m sorry to bother you, but…”
“I’m sorry for the trouble, but…”
“Sorry for the inconvenience, but…”

これらは、必要な時だけ使いましょう。

使うべき時:

• 実際にミスをした時
• 相手に迷惑をかけた時

使わなくていい時:

• 普通の依頼をする時
• 質問をする時

例:
❌ “Sorry to bother you, but can you send me the file?”
✅ “Can you send me the file?”

【間違い3: 長い前置き】

❌ 悪い例:
“I hope this email finds you well. I am writing to you today because…”

✅ 良い例:
“Can you…?”
“Here’s…”
“I need…”

最初の1行で用件を言い切りましょう。

【間違い4: 過度な丁寧表現】

❌ 悪い例:
“I would be extremely grateful if you could possibly consider…”
“If it’s not too much trouble, I was wondering if you might be able to…”

✅ 良い例:
“Can you…?”
“Could you…?”

シンプルが一番です。

📚 まとめ

英語のビジネスメールは、「短く・シンプル」が正解です。

基本構造:

1. 挨拶（1行）
2. 本題（2〜3行）
3. 締め（1行）

合計: 4〜5行で十分

大原則:
✅ 用件を最初に言い切る
✅ 前置きは最小限
✅ 謙遜・譲歩の表現は必要な時だけ
✅ 理由・詳細は必要なら簡潔に

よくある間違い:
❌ “I think” の多用（提案・依頼では不要）
❌ “Sorry” の多用（必要な時だけ）
❌ 長い前置き
❌ 過度な丁寧表現

覚えておいてください:
「日本語のメールを英語にしたら、文が数分の一で済んだ」

これは、正しいアプローチです。

英語のメールは、短く・シンプルに。
次のメールから、ぜひ試してみてください！